Apprenti.e – Assistant.e pôle gestion administrative et support formation

Détails du contrat

Contrat : Apprentissage
Lieu de travail : Limoges
Avantages sociaux : mutuelle, tickets-restaurant, prime annuelle, intéressement

Missions

L’OiEau est en charge de la conception et de la réalisation de formations professionnelles
continues des acteurs de l’eau et l’environnement en France et à l’international. Son centre
de formation basé à Limoges et à La Souterraine forme 5 500 apprenants / an et réalise 600
sessions de formation / an. Dans ce cadre, l’OiEau recrute un.e apprenti.e Assistant.e Pôle Gestion
administrative de la formation – Administration des ventes.

Sous la responsabilité du Directeur du Centre de formation de l’OiEau et au sein du Pôle
Gestion Administrative de la Formation et support formation, le/la candidat(e) retenu(e)
effectuera les missions suivantes :

• Assurer l’accueil des stagiaires, des visiteurs et des fournisseurs au comptoir ou au téléphone
• Réaliser le secrétariat : traitement du courrier et saisie des documents de toute nature (format Word, Excel, Powerpoint, logiciels spécifiques OiEau, …)
• Assurer la logistique et l’assistance de l’activité de la Direction de la Formation et de l’Appui Technique :
  • Gestion et réservation du service, de moyens matériels et techniques des fournitures du site de Limoges
  • Suivi des petits travaux
  • Saisie et mise à jour dans l’ERP AMMON (descriptifs de formation, données et informations, planification, …)
  • Colisage (petits colis, mallettes, autres matériels, laboratoire)
  • Planification annuelle des visites de sites extérieurs pour les formations
  • Gestion des intervenants extérieurs en Formation (conventions d’intervention, organisation de leurs déplacements, alimentation du fichier de suivi, gestion de leurs CVs, assistance au suivi des planifications……)
  • Mise en place des salles et des communs (organisation des tables, classeurs, consommables, mise à disposition du matériel numérique, etc)
• Participation à l’ouverture des formations
  • Préparation et mise en place des pots de fin de stage
  • Relations fournisseurs (hôtels, restaurants, location véhicules, agences de voyage, autres, …)
  • Assistance à l’utilisation du LMS Moodle (création des sessions, inscriptions des stagiaires, assistance aux utilisateurs formateurs et stagiaires, …)
• Assurer la saisie des évaluations des stagiaires et archiver les dossiers logistiques
• Être capable de pallier l’absence ponctuelle des collègues Assistant(e)s Limoges et La Souterraine

Profil

Formation: BAC pro, Bac + 2, Bac + 3
Compétences techniques :

• Outils informatiques et suite bureautique
• Logiciels de gestion des formations
• Communication
• Gestion de la relation clients
• Bonne maitrise du français écrit et oral
• Anglais

Aptitudes :

• Organisation
• Rigueur
• Prise d’initiative et autonomie
• Sens du relationnel et de la communication
• Réactivité