Assistant.e en gestion administrative et comptable

Détails du contrat

• CDD 3 mois Convention Syntec
• Bordeaux, Darwin éco-système
• Salaire selon profil et expérience
• Formation aux outils numériques de l’association
• Durée de travail : Idéalement 2/5ème ou 3/5ème
• Poste basé à Bordeaux (33)
• Titres restaurant, mutuelle et télétravail

Missions

Finalité du poste :
En lien étroit avec la direction, assurer le suivi comptable et financier de l’association, réaliser l’ensemble des tâches administratives liées aux ressources humaines et la gestion courante des affaires administratives de l’association.

Vos principales activités :

Assurer la pré-comptabilité et le suivi financier de la structure

• Suivre, classer et transmettre les éléments comptables de l’association
  › Saisie mensuelle des éléments comptables dans le respect de la comptabilité analytique, lettrage, rapprochement bancaire
  › Déclaration mensuelle de la TVA
• Suivre et compléter les tableaux de bord de trésorerie de l’association, économique de l’association et de suivi des prestations réalisées par l’association
• Suivre et veiller au bon remplissage du tableau de suivi des contributions volontaires en nature réalisées par les membres de l’association
• Aider à la préparation, avec l’expert-comptable, de l’arrêt intermédiaire et de la clôture des comptes
• Procéder au règlement des factures
• Assurer le suivi des comptes bancaires de l’association
• Réaliser les factures de vente et assurer le recouvrement des factures impayées
• Réaliser un reporting hebdo et mensuel à la direction

Réaliser l’ensemble des tâches administratives liées aux ressources humaines :

• Réaliser et transmettre la variable de paye mensuel
• Assurer le suivi des demandes de congé, de RTT, et autres absences
• Assurer le suivi et la validation des notes de frais, validation en accord avec la direction
• Réaliser les virements de salaires et des notes de frais
• Mettre en place la documentation RH obligatoire
• Être l’interface RH sur la partie administrative avec toute l’équipe
• Être force de proposition pour l’amélioration de la QVT
• Assurer le suivi administratif des entretiens annuels
• Créer et mettre à jour les documents requis (Livret d’accueil, registres et documents obligatoires, etc.)
• Réaliser un reporting régulier à la direction

Gestion courante des affaires administratives de l’association :

• Suivre et traiter le courrier, ainsi que la boîte contact@soltena.fr, en transmettant les informations aux membres de l’équipe concernés
• Préparer les documents nécessaires à la gouvernance de l’association et en assurer le suivi administratif (envoi des PV pour les AG, CA, pouvoirs, etc.), créer les feuilles de présence et d’émargement pour tous les événements liés à la gouvernance, pré-remplir les PV avec les éléments administratifs requis (membres présents, adresse, etc.)
• Être en lien régulier avec nos différents prestataires (véhicules, assurance, banques, locaux, etc.) et réviser les contrats de prestation régulièrement (en accord avec la direction)
• Veiller à la bonne organisation des lieux de travail (ménage, etc)
• Participer à la consolidation et à l’amélioration des processus administratifs
• Réaliser un reporting régulier à la direction

Assurer le suivi administratif des adhérents via l’outil CRM – Youday, en lien avec les coordinateurs réseau :

• Gestion de la base de données : Mettre à jour, modifier et supprimer les informations des adhérents
• Mettre en place et coordonner les campagnes d’appel à cotisation
• Effectuer des relances pour assurer le suivi dans le processus d’adhésion.
• Créer et envoyer des factures en lien avec les adhésions
• Assurer le suivi des paiements et effectuer des relances pour les factures impayées.
• Gérer les statistiques des adhésions et de non renouvellement

Profil

Bac + 2 minimum, expérience minimum de 3 ans comptabilité / RH / office manager.

Savoir-faire :
– Suivi des ressources humaines
– Comptabilité
– Gestion financière
– Traitement administratif
– Bureautique, CRM, outil RH Eurecia
– Capacités rédactionnelles & orthographiques
– Gestion de la confidentialité
Savoir être :
– Rigueur
– Autonomie
– Anticipation
– Qualités relationnelles
– Esprit d’équipe
– Organisation